Le respect de votre vie privée est de la plus haute importance pour nous. La présente politique de confidentialité a pour but de vous exposer : 1. But de la « politique de confidentialité » ; 2. Collecte de renseignements personnels et de santé ; 2.1 Quels sont les renseignements que nous collectons 2.2 Méthode de collecte 2.3 Qui, au sein de l’équipe, a accès aux renseignements 2.4 Lieu de conservation et mesures de sécurité 3. Quels sont vos droits concernant ces renseignements ; 3.1 Consentement 3.2 Accès aux renseignements 3.3 Rectification 3.4 Obtention d’une copie de dossier 3.5 Possibilité de restreindre un accès 3.6 Possibilité de refuser un accès 3.7 Conditions et modalités de communication à des tiers 3.8 Processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements 4. Responsable du traitement des renseignements personnels collectés et traités ; 5. Les conditions de modifications de la « politique de confidentialité » ; 6. La législation ; 7. Limitation de la collecte, de l’utilisation et de la communication ; 8. La conservation ; 9. Exactitude et responsabilité ; 9.1 Procédure en cas d’incident 9.2 Journalisation des accès aux renseignements 9.3 Produits et services technologiques 10. Mesures de sécurité ; 11. Transparence, préoccupations et plaintes 1. BUT DE LA POLITIQUE Notre « politique de protection des renseignements personnels » décrit les normes de collecte, d'utilisation, de divulgation et de conservation de vos renseignements personnels. Elle explique également les façons dont nous protégeons vos renseignements personnels et votre droit d’accès à ceux-ci. En s’inspirant des meilleures pratiques de l’industrie, le Centre Dentaire Verchères affirme son engagement à se conformer aux lois et règlements qui encadrent la protection de la vie privée et à protéger l’ensemble des renseignements confidentiels qu'elle détient. Une contravention à la présente politique peut entraîner des mesures disciplinaires importantes selon le caractère négligent ou intentionnel de la faute. 2. COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS La clinique ne collecte que les renseignements qui sont nécessaires à la prestation de soins dentaires et requis par les lois et règlements encadrant l’exercice de la profession de dentiste. La clinique collecte les renseignements figurant aux articles 15 et 16 du Règlement sur la tenue des cabinets et des dossiers et la cessation d’exercice des membres de l’Ordre des dentistes du Québec Section 2.1) Quels renseignements collectons-nous? Doivent être considérés comme renseignements personnels et/ou renseignement de santé, tous les renseignements susceptibles de vous identifier. Il s'agit, entre autres, des informations suivantes: Prénom et nom, de votre âge (date de naissance), de votre adresse postale, de votre adresse courriel, votre numéro de téléphone; Renseignements médicaux (questionnaire médical). Le dentiste collecte les renseignements figurant au questionnaire médicodentaire confidentiel de l’Ordre des dentistes du Québec.; Dossier dentaire contenant un relevé des opérations. Celui-ci contient la date des consultations et des communications, les diagnostics et actes posés, les traitements proposés, les pronostics, la description des traitements, les matériaux et médicaments utilisés et/ou prescrits, les éléments significatifs de toute communication verbale ou écrite avec le patient, les résultats d’examens, les rapports d’examens ou de consultation, les recommandations, les références, etc.); Vos radiographies; Vos empreintes et modèles; L’information relative aux honoraires professionnels et à toute somme facturée au patient. Aux fins de facturation, le dentiste collecte également le numéro d’assurance-maladie, la date d’expiration de la carte, le nom de la compagnie d’assurance du patient, le statut de prestataire d’aide financière de dernier recours, etc.; Les annotations, la correspondance et tout autre document relatif aux services rendus par le dentiste et toute copie de document ou certificat délivré au patient Une note signée par le patient ou par son représentant, lorsqu’il a demandé le retrait d’une pièce ou d’un document, indiquant la nature du document et la date de son retrait. Section 2.2) Méthodes de collecte Nous collectons les renseignements personnels par les moyens suivants : Aucune information personnelle n’est recueillie par notre site internet Vos renseignements personnels au sein de la clinique sont recueillis de vive voix, par téléphone ou encore lors du remplissage du questionnaire médical. Ces données sont conservées dans un logiciel dentaire. En ce qui concerne notre boîte courriel, celle-ci fait partie de la suite “google workspace”. Pour avoir plus de détails à ce sujet, veuillez consulter les sites suivants: https://support.google.com/googlecloud/answer/6056650?sjid=10000741610271989542-NA; https://support.google.com/googlecloud/answer/6056693?sjid=10000741610271989542-NA Les renseignements du mineur de moins de 14 ans sont collectés auprès du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur. Les renseignements du mineur de 14 ans et plus sont recueillis auprès du mineur lui-même ou du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur. Les renseignements personnels du majeur inapte sont recueillis auprès du tuteur ou du mandataire. Section 2.3) Qui, au sein de la clinique, a accès aux renseignements collectés? Intervenants membres d’un ordre professionnel Les intervenants de la clinique qui sont des professionnels au sens du Code des professions (dentistes, hygiénistes dentaires) ont accès aux renseignements des patients qui leur sont nécessaires pour fournir des services de santé. Intervenants non membres d’un ordre professionnel Les intervenants de la clinique qui ne sont pas des professionnels au sens du Code des professions respectent les conditions suivantes : Ce sont des employés de la clinique. Ils ont complété une formation en matière de protection des renseignements visée à l’art. 1 du Règlement sur la gouvernance des renseignements de santé et de services sociaux et mis à jour leurs connaissances annuellement. Ils se sont engagés par écrit à faire preuve de discrétion et à ne pas divulguer les renseignements confidentiels dont ils pourraient avoir connaissance dans l’exercice de leurs fonctions Les intervenants se sont vu attribuer les autorisations d’accès suivantes : Assistantes dentaires: accès aux renseignements nécessaires à la prestation d’un soutien technique aux dentistes. Gestionnaire/coordonnatrice: accès aux renseignements nécessaires à la prestation d’un soutien administratif à l’employeur. Réceptionnistes: accès aux renseignements nécessaires à la prestation d’un soutien administratif à l’employeur. Tous les intervenants de la clinique, qu’ils soient membres ou non d’un ordre professionnel, y compris les stagiaires, étudiants, et employés fournis par une agence de placement de personnel le cas échéant, ont signé un engagement de confidentialité et bénéficié d’activités de formation et de sensibilisation en matière de protection des renseignements dès leur entrée en fonction ou le début de l’exercice de leur profession au sein de la clinique. Section 2.4) Lieu de conservation et mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements de santé Les renseignements des patients sont consignés dans le dossier dentaire. Ceux-ci sont dans un logiciel dentaire dont l’accès est protégé par mot de passe. Les ordinateurs sur lesquels le logiciel est accessible, sont aussi protégés par un mot de passe. Les dossiers sur support numérique bénéficient de mesures de protection permettant de restreindre l’accès aux seules personnes autorisées (avec l’aide de la personne en charge de la maintenance de votre équipement informatique ou de votre fournisseur de logiciel). Les usagers du logiciel dentaire ont des accès restreints selon leur rôle/poste au sein de l’entreprise. Les dossiers physiques et modèles/empreintes sont conservés dans un local barré, non accessible au public. Les dossiers dentaires archivés sont conservés dans un local barré, auquel le public n’a pas accès., précisez les mesures permettant d’assurer le plus haut niveau de confidentialité (p. ex. chiffrement, contrôle des accès, fréquence de changement des codes d’accès, archivage, calendrier de mise à jour des postes de travail et produits et services technologiques utilisés, sauvegarde et fréquence, maintenance de sécurité, etc.). 3. DROITS CONCERNANT LES RENSEIGNEMENTS Section 1) Consentement Le consentement peut être recueilli par écrit, verbalement, par voie électronique ou par l’entremise d’un représentant autorisé. Nous demandons une signature afin d’éviter tout litige à cet effet. Le client pourra retirer son consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles. Vous avez le droit de savoir si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et de consulter ces renseignements personnels. Vous avez également le droit de poser des questions sur la manière dont ces renseignements ont été recueillis et utilisés et à qui ils ont été divulgués. Nous vous transmettrons de telles informations dans un délai raisonnable, à compter de la date de réception de la demande écrite. Des frais raisonnables pourraient également être exigés pour traiter votre demande. Dans certaines circonstances particulières, nous pouvons refuser de vous fournir les renseignements demandés. Les exceptions à votre droit d’accès se traduisent notamment par le fait que les renseignements demandés concernent d’autres individus, que l’information qui ne peut être divulguée pour des raisons légales, de sécurité ou de droits d’auteur, que l’information a été obtenue dans le cadre d'une enquête sur une fraude, que l’information ne peut être obtenue qu’à des coûts prohibitifs ou encore que l’information fait l'objet d'un litige ou est privilégiée. Vous pouvez vérifier l’exactitude et l'exhaustivité de vos renseignements personnels et, le cas échéant, en demander la modification. Toute demande de modification sera traitée dans un délai raisonnable. Si vous refusez de nous donner certains renseignements nécessaires ou retirez votre consentement, nous cesserons la collecte des données et des renseignements personnels, mais il est possible que nous ne soyons malheureusement plus en mesure de vous offrir nos services. Section 2) Accès aux renseignements de santé Qui peut demander accès à un renseignement de santé détenu par la clinique? Le patient; Le mineur de moins de 14 ans par l’intermédiaire de son avocat dans le cadre d’une procédure; Toute personne qui peut consentir aux soins d’une autre personne à condition que cela soit nécessaire à l’exercice de ce pouvoir, notamment : Le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur d’un mineur de moins de 14 ans, sauf si un directeur de la protection de la jeunesse détermine qu’il en découlerait vraisemblablement un préjudice pour la santé ou la sécurité du mineur dans l’un des cas prévus par la loi. Le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur d’un mineur de plus de 14 ans. Toutefois, la clinique doit au préalable consulter le mineur et déterminer qu’il n’en découlerait vraisemblablement pas de préjudice pour sa santé ou sa sécurité. Si la clinique est informée que le mineur est pris en charge par la DPJ, le directeur de la protection de la jeunesse doit également être consulté. Le tuteur ou le mandataire d’un majeur inapte. L’héritier, le successible, le légataire particulier ou le liquidateur de la succession d’une personne décédée ou la personne désignée à titre de bénéficiaire d’une assurance-vie ou d’une indemnité de décès par une personne décédée à condition que cela soit nécessaire à l’exercice de ses droits et de ses obligations à ce titre. Le conjoint ou un proche parent d’une personne décédée lorsque ce renseignement est susceptible de l’aider dans son processus de deuil, à moins que la personne décédée n’ait refusé par écrit l’accès à ce renseignement. Le conjoint, l’ascendant direct ou le descendant direct d’une personne décédée a le droit d’être informé de l’existence d’un renseignement relatif à la cause de son décès à moins que la personne décédée n’ait refusé par écrit l’accès à ce renseignement. Les personnes liées génétiquement à une personne décédée ont le droit d’être informées de l’existence d’un renseignement la concernant à condition que cela soit nécessaire à la vérification de l’existence d’une maladie génétique ou d’une maladie à caractère familial. Le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur du mineur de moins de 14 ans décédé, sauf pour les renseignements de nature psychosociale. Toute personne ou organisme dans la mesure où une telle communication est expressément prévue par une loi applicable au Québec (p. ex., syndic de l’Ordre des dentistes du Québec, inspecteur de la RAMQ). Section 3) Rectification d’un renseignement de santé Vous pouvez aussi demander la rectification et l’accès à vos documents en communiquant avec le responsable des renseignements personnels. Toute demande en ce sens doit être faite par écrit aux coordonnées mentionnées ci-dessus. Qui peut demander la rectification d’un renseignement de santé détenu par la clinique? Le patient; Le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur d’un patient mineur de moins de 14 ans; Le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur d’un mineur de plus de 14 ans; Le tuteur ou le mandataire d’un majeur inapte; L’héritier, le successible, le légataire particulier ou le liquidateur de la succession d’une personne décédée ou la personne désignée à titre de bénéficiaire d’une assurance-vie ou d’une indemnité de décès par une personne décédée à condition que cela soit nécessaire à l’exercice de ses droits et de ses obligations à ce titre. La demande de rectification peut être demandée à la condition que le renseignement soit inexact, incomplet ou équivoque ou s’il a été recueilli ou est conservé en contravention à la loi. Comment demander la rectification d’un renseignement? La demande doit être adressée à Dr Jaëlle Filion, responsable de la protection des renseignements, par écrit à info@centredentairevercheres.com. Une personne dont la demande d’accès a été refusée en tout ou partie par le responsable de la protection des renseignements peut, dans un délai de 30 jours du refus, faire une demande de révision à la Commission d’accès à l’information. La personne qui demande la rectification doit justifier son identité et sa qualité et, le cas échéant, démontrer qu’elle remplit les conditions prévues aux dispositions dont elle se prévaut pour exercer son droit. Le responsable de la protection des renseignements y donnera suite au plus tard dans les 30 jours de sa réception, et selon le cas délivrera une copie du document ou de la partie du document attestant que les renseignements y ont été corrigés ou supprimés. Le responsable de la protection des renseignements doit motiver tout refus d’acquiescer à une demande et indiquer la disposition de la loi sur laquelle ce refus s’appuie, les recours, et le délai dans lequel ils peuvent être exercés. Section 4) Obtention d’une copie du dossier dentaire Qui peut obtenir une copie d’un dossier dentaire détenu par la clinique? Le patient; Le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur d’un patient mineur de moins de 14 ans; Le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur d’un mineur de plus de 14 ans. Toutefois, la clinique doit au préalable consulter le mineur et déterminer qu’il n’en découlerait vraisemblablement pas de préjudice pour sa santé ou sa sécurité. Si la clinique est informée que le mineur est pris en charge par la DPJ, le directeur de la protection de la jeunesse doit également être consulté; Le tuteur ou le mandataire d’un majeur inapte; Toute personne ou groupement dans la mesure où une telle communication est expressément prévue par une loi applicable au Québec (p. ex, syndic de l’Ordre des dentistes, inspecteur de la RAMQ); Comment obtenir une copie d’un dossier dentaire La demande doit être adressée à Dr Jaëlle Filion, responsable de la protection des renseignements. La personne responsable de la protection des renseignements y donnera suite au plus tard dans les 30 jours de sa réception, et pourrait demander des frais de reproduction ou de transmission, le cas échéant la personne sera avisée du montant approximatif. La copie de dossier papier sera remise en main propre ou envoyée par courrier recommandé. Lorsque le dossier est sur support numérique, il sera communiqué au requérant dans un format technologique structuré et couramment utilisé, via un mode de transmission sécurisé. Une personne dont la demande de rectification a été refusée en tout ou partie par le responsable de la protection des renseignements peut, dans un délai de 30 jours du refus, faire une demande de révision à la Commission d’accès à l’information. Section 5) Possibilité de restreindre l’accès à un renseignement Qui peut restreindre l’accès à un renseignement détenu par la clinique? Le patient ou le mineur de plus de 14 ans a le droit de restreindre l’accès aux renseignements le concernant en déterminant qu’un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants qu’il indique ne peut avoir accès à un ou plusieurs renseignements qu’il identifie. Le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur d’un mineur de moins de 14 ans ou d’un majeur inapte peuvent formuler une telle demande au nom de la personne qu’ils représentent. Comment demander la restriction d’accès? Le patient ou son représentant doit faire parvenir au responsable de la protection des renseignements un avis de restriction comportant les éléments suivants : Nom et coordonnées de la personne concernée par les renseignements; Nom et coordonnées de la personne qui fait la demande en son nom si ce n’est pas le patient lui-même; L’identité de l’intervenant ou la catégorie d’intervenant visé par la restriction; Une description des renseignements visés par la restriction; Signature du patient ou de la personne qui fait la demande en son nom. L’avis de restriction doit être adressé à Dre Jaëlle Filion, responsable de la protection des renseignements par écrit au courriel mentionné précédemment. La personne responsable de la protection des renseignements y donnera suite au plus tard dans les 30 jours de sa réception et informera les personnes concernées. Il ne peut être passé outre à une telle restriction que lorsqu’elle risque de mettre en péril la vie ou l’intégrité de la personne concernée et qu’il est impossible d’obtenir en temps utile son consentement pour la lever. Section 6) Possibilité de refuser l’accès à un renseignement Qui peut refuser l’accès à un renseignement détenu par la clinique? Le patient a le droit de refuser qu’un renseignement le concernant, qu’il soit présent ou à venir, soit accessible à certaines personnes : Son conjoint ou un proche parent si l’accès envisagé s’inscrit dans un processus de deuil; Son conjoint, son ascendant direct ou son descendant direct s’il s’agit d’un enseignement relatif à la cause de son décès; Un chercheur, si l’accès envisagé est à des fins de sollicitation en vue de sa participation à un projet de recherche; Un chercheur qui n’est pas lié à un organisme visé à l’annexe I, à un établissement public ou à un établissement privé conventionné qui exploite un centre hospitalier. Le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur d’un mineur de moins de 14 ans ou d’un majeur inapte peuvent formuler une telle demande au nom de la personne qu’ils représentent. Comment demander un refus d’accès? Le patient ou son représentant doit faire parvenir au responsable de la protection des renseignements un avis de refus comportant les éléments suivants : Nom et coordonnées de la personne concernée par les renseignements; Nom et coordonnées de la personne qui fait la demande en son nom si ce n’est pas le patient lui-même; La ou les personnes à qui le refus s’applique parmi les suivantes : Son conjoint ou un proche parent si l’accès envisagé s’inscrit dans un processus de deuil; Son conjoint, son ascendant direct ou son descendant direct s’il s’agit d’un renseignement relatif à la cause de son décès; Un chercheur, si l’accès envisagé est à des fins de sollicitation en vue de sa participation à un projet de recherche; Un chercheur qui n’est pas lié à un organisme visé à l’annexe I, à un établissement public ou à un établissement privé conventionné qui exploite un centre hospitalier; Section 7) Conditions et modalités de communication à des tiers Les renseignements détenus par la clinique sont confidentiels. Ils ne peuvent être communiqués à des tiers qu’avec le consentement exprès de la personne qu’ils concernent sauf lorsqu’une telle communication est prévue par une loi applicable au Québec, et notamment dans les cas suivants : Risque sérieux de mort ou de blessures graves: La clinique peut communiquer un renseignement qu’elle détient en vue de protéger une personne ou un groupe de personnes identifiables lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves, lié notamment à une disparition ou à un acte de violence, dont une tentative de suicide, menace cette personne ou ce groupe et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence. Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce risque, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours. Seuls les renseignements nécessaires aux fins poursuivies par la communication peuvent être communiqués. Directeur des poursuites criminelles et pénales et autres communications prévues par une loi: La clinique peut communiquer un renseignement qu’elle détient au Directeur des poursuites criminelles et pénales ou à une personne ou à un groupement qui, en vertu de la loi, est chargé de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions aux lois lorsque le renseignement est nécessaire aux fins d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec. Corps de police: La clinique peut communiquer un renseignement qu’elle détient à un corps de police lorsqu'il est nécessaire à la planification ou à l’exécution d’une intervention adaptée aux caractéristiques d’une personne ou de la situation, dans les cas suivants : Le corps de police intervient à la demande de la clinique pour lui apporter de l’aide dans le cadre des services qu’il fournit à une personne; La clinique et la police agissent en concertation ou en partenariat dans le cadre de pratiques mixtes d’interventions psychosociales et policières. La personne responsable de la protection des renseignements y donnera suite au plus tard dans les 30 jours de sa réception et informera les intervenants concernés. Section 8) Processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements Le patient ou son représentant légal a le droit de faire une plainte en lien avec la collecte, l’utilisation, la communication à un tiers de ses renseignements, ou tout autre motif en lien avec la protection de ses renseignements. Sa demande doit être adressée à Dre Jaëlle Filion, responsable de la protection des renseignements par écrit à l’adresse courriel mentionnée précédemment. La plainte du requérant doit contenir les détails nécessaires à la compréhension de la situation, la personne mise en cause, son poste, la date des événements reprochés, la présence de témoins et leurs noms, le cas échéant. Dès la réception de sa plainte, il recevra un accusé de réception. La personne responsable de la protection des renseignements fera enquête et rencontrera toutes les personnes impliquées. Toute personne employée ou tout travailleur autonome de la clinique dentaire est tenu de collaborer au processus d’enquête, et de le faire en préservant le caractère confidentiel des informations dont elle dispose, sauf dans la mesure nécessaire pour analyser la plainte. À l’issue de l’enquête, un rapport sera produit par la personne responsable de la protection des renseignements. Il établira le bien-fondé des allégations et, le cas échéant, proposera des recommandations pouvant comporter des mesures administratives ou disciplinaires, la mise en place de mesures permettant d’éviter que de nouveaux incidents de même nature se reproduisent, une déclaration à la Commission d’accès à l’information selon la nature de l’incident, ou toute autre mesure jugée pertinente. La personne responsable de la protection des renseignements informera le plaignant par écrit des conclusions de son enquête et des mesures qui seront mises en place. 4. RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Responsable du traitement des renseignements personnels : Dre. Jaëlle Filion (voir coordonnées ci-dessus). Le responsable est chargé de déterminer les finalités et les moyens mis au service du traitement des renseignements personnels. Le responsable de la protection des renseignements a suivi une formation portant sur la protection des renseignements. Obligations et rôle du responsable du traitement des renseignements personnels: Le responsable s'engage à protéger les renseignements personnels collectés, à ne pas les transmettre à des tiers sans que vous n'en ayez été informé(e) et à respecter les finalités pour lesquelles ces renseignements ont été collectés. Le responsable reçoit et traite toute demande en lien avec la protection des renseignements, quelle qu’en soit la nature, notamment : Recevoir et traiter les demandes d’accès, de rectification, de copie de dossier, de restriction ou de refus d’accès et de retrait de consentement. Assurer la gestion des incidents de confidentialité. Tenir le registre des incidents de confidentialité Déclarer aux personnes concernées les incidents de confidentialité qui présentent un risque de préjudice sérieux. Dans le cas où l'intégrité, la confidentialité ou la sécurité de vos renseignements personnels est compromise, le responsable s'engage à vous en informer par tout moyen à sa disposition. Déclarer à la Commission d’accès à l’information les incidents de confidentialité qui présentent un risque de préjudice sérieux Tenir le registre des journalisations Tenir le registre des produits et services technologiques utilisés à la clinique. Faire des recommandations en lien avec la protection des renseignements, au besoin. Proposer la tenue d’activités de formation sur le sujet. Il s'engage à vous aviser en cas de rectification ou de suppression des renseignements personnels, à moins que cela n'entraîne pour lui des formalités, coûts ou démarches disproportionnés. 5. CONDITIONS DE MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ La présente politique de confidentialité peut être consultée à tout moment à l'adresse ci-après indiquée : www.centredentairevercheres.com Nous détenons aussi une copie papier disponible à la réception de la clinique en tout temps, pour consultation. Nous nous réservons le droit de la modifier afin de garantir sa conformité avec le droit en vigueur. Par conséquent, vous êtes invité(e) à venir consulter régulièrement cette politique de confidentialité afin de vous tenir informé(e) des derniers changements qui lui seront apportés. 6. LÉGISLATION Nous nous engageons à respecter les dispositions législatives énoncées dans : Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1 ; et/ou Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, LC 2000, c 5. En lien avec les renseignements personnels, nous engageons à respecter les dispositions législatives énoncées dans le : Code de déontologie des dentistes (chapitre D-3, r. 4), la Loi sur les dentistes (chapitre D-3, a. 3) et le Code des professions (chapitre C-26, a. 87). Voici quelques extraits de la loi : Section 3, le secret professionnel « 3.06.01. Le dentiste doit respecter le secret de tout renseignement de nature confidentielle qui vient à sa connaissance dans l’exercice de sa profession. » (R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 4, a. 3.06.01; D. 580-2005, a. 1.) « 3.06.02. Le dentiste ne peut être relevé du secret professionnel qu’avec l’autorisation de son patient ou lorsque la loi l’ordonne. » (R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 4, a. 3.06.02; D. 580-2005, a. 1.) « 18. Le dentiste peut en tout temps, avec l’autorisation du patient ou de son représentant, transférer à un autre dentiste l’original ou une copie de son dossier ou une partie de celui-ci. Le dentiste doit dresser et conserver une liste des pièces et documents contenus dans le dossier ou la partie de celui-ci qu’il a transféré. Une copie de cette liste doit être acheminée à l’autre dentiste avec ces pièces et documents. » (Décision 2004-11-24, a. 18.) « 19. Lorsqu’une pièce ou document contenu au dossier est remis au patient, le dentiste doit déposer dans le dossier une note signée par ce patient ou par son représentant indiquant la nature de la pièce ou du document et la date de la remise. » (Décision 2004-11-24, a. 19.) « 20. Le dentiste doit prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer le transfert ou la remise de toute information contenue dans le dossier de façon confidentielle. » (Décision 2004-11-24, a. 20.) « 21. Le dentiste doit conserver ses dossiers ou s’assurer qu’ils soient conservés dans un local ou un meuble auquel le public n’a pas accès, ou pouvant être fermé à clé ou autrement afin d’en assurer la confidentialité. » (Décision 2004-11-24, a. 21.) 7. LIMITATION DE LA COLLECTE, DE L’UTILISATION ET DE LA COMMUNICATION Les fins pour lesquelles des renseignements sont recueillis sont généralement pour : Confirmer l’identité d’une personne ; Avoir les moyens de communiquer avec cette dite personne ; Fournir des services à nos patients ; Créer un dossier médical et dentaire complet ; Administrer le dossier patient ; Référer cette dite personne à un autre professionnel de la santé au besoin ; Communiquer des renseignements à un autre professionnel de la santé au besoin (ex concrets reliés au domaine dentaire : transmettre une prescription au pharmacien traitant, recevoir une liste de médicaments de la pharmacie, recevoir un rapports provenants de différents spécialistes, envoyer des requêtes pour des traitements à l’externe, etc) ; Répondre aux demandes et questions ; Se conformer aux exigences légales de la Loi 25, du Code de déontologie des dentistes, de la Loi sur les dentistes et du Code des professions Nous limitons la collecte, l'utilisation et la divulgation de des renseignements personnels uniquement aux fins que nous avons indiquées. Les renseignements personnels ne peuvent être consultés que par certaines personnes autorisées, et ce, uniquement dans le cadre des tâches qui leur ont été attribuées. Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons. Nous avons mis en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité. Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissons, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous. 8. CONSERVATION Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous pouvons détruire, effacer ou rendre anonymes ces renseignements conformément à la Loi 1. Lorsque nous détruisons vos renseignements personnels, nous prenons les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce qu’aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction. Tout document papier: déchiqueteuse Dossier électronique: disposition sécuritaire par notre équipe de soutien informatique. Ils nous garantissent l’anonymat et la destruction conforme. Modèles: broyage/destruction, anonymisation Tous les employés de la clinique, les professionnels qui y pratiquent, les étudiants et les stagiaires ont pris connaissance de la présente politique de gouvernance laquelle leur est rendue accessible sur demande. « Le dentiste doit conserver ses dossiers pendant les 5 années suivant la date de la dernière inscription, quelle qu’elle soit, ou insertion à ce dossier. À l’expiration de ce délai de 5 ans, le dentiste peut procéder à la destruction d’un dossier en s’assurant de protéger la confidentialité des renseignements qu’il contient. » (chapitre D-3, r. 16; Règlement sur la tenue des cabinets et des dossiers et la cessation d’exercice des membres de l’Ordre des dentistes du Québec. 9. EXACTITUDE ET RESPONSABILITÉ Nous mettons tout en œuvre pour nous assurer que les renseignements personnels sont aussi exacts et complets que l’exigent les fins auxquelles ils sont recueillis, utilisés ou communiqués. Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous avons en notre possession ou qui sont sous notre garde, y compris les renseignements que nous confions à des tiers aux fins de traitement. Nous exigeons de ces tiers qu’ils conservent ces renseignements selon des normes strictes de confidentialité et de sécurité. Nous donnons accès aux renseignements personnels uniquement aux personnes ayant la qualité pour recevoir cet accès au sein de l’entreprise, lorsque ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. Section 1) Procédure en cas d’incident de confidentialité Définition: La loi définit un « incident de confidentialité » comme étant : 1° l’accès à un renseignement non autorisé par la loi; 2° l’utilisation d’un renseignement non autorisée par la loi; 3° la communication d’un renseignement non autorisée par la loi; 4° la perte ou l’atteinte à la protection d’un renseignement Procédure: Lorsque la clinique dentaire a des motifs de croire qu’un incident de confidentialité impliquant un renseignement qu’elle détient s’est produit ou qu’un tel incident risque de se produire, elle doit : Prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent; Inscrire l’incident au registre des incidents, et ce, même si l’incident ne présente pas un risque qu’un préjudice sérieux soit causé; Déterminer si l’incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé. Lorsqu’il évalue le risque qu’un préjudice soit causé à une personne dont un renseignement est concerné par un incident de confidentialité, le responsable de la protection des renseignements doit considérer notamment la sensibilité du renseignement concerné, les conséquences appréhendées de son utilisation et la probabilité qu’il soit utilisé à des fins préjudiciables. Lorsque l’incident présente le risque qu’un préjudice sérieux soit causé, il doit, avec diligence, aviser le ministre et la Commission d’accès à l’information au moyen du formulaire prévu par la commission à cet effet, de même que toute personne dont un renseignement est concerné par l’incident. Il peut également aviser toute personne ou tout organisme susceptible de diminuer ce risque, en ne lui communiquant que les renseignements nécessaires à cette fin sans le consentement de la personne concernée. Section 2) Journalisation de l’accès aux renseignements La clinique journalise l’ensemble des accès et des utilisations des renseignements qu’elle détient. Le/la responsable de la protection des renseignements s’assure que le registre des journalisations des utilisations des renseignements de santé soit complété quotidiennement par tout membre du personnel ou tout professionnel ayant consulté, utilisé, communiqué ou reçu communication d’un renseignement de santé. Section 3) Produits et services technologiques utilisés à la clinique (Pour cette section, vous devez vous faire aider par la personne responsable de votre équipement et de vos services informatiques.) La loi définit le « produit ou service technologique » comme étant un équipement, une application ou un service requis afin de recueillir, de conserver, d’utiliser ou de communiquer un renseignement, tels une banque ou un système d’information, un réseau de télécommunication, une infrastructure technologique, un logiciel ou une composante informatique d’un équipement médical. Pour tout projet d’acquisition, de développement ou de refonte de produits ou services technologiques impliquant la collecte, la conservation, l’utilisation, la communication ou la destruction de renseignements, la clinique procèdera au préalable à une évaluation des facteurs relatifs à sa vie privée. Une EFVP est également réalisée avant de confier un mandat ou de conclure un contrat impliquant une communication d’un renseignement à l’extérieur du Québec et ce n’est que si l’évaluation démontre que le renseignement bénéficierait d’une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des renseignements généralement reconnus, que le mandat sera confié. Registre des produits et services technologiques La clinique tient un registre des produits et services technologiques utilisés conformément au Règlement d’application de certaines dispositions de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux. Pour des raisons de sécurité, le registre ne sera pas publié sur le site Internet de la clinique, mais sera accessible à toute personne intéressée sur demande écrite adressée au responsable de la protection des renseignements. Un calendrier de mise à jour des produits et services utilisés sera tenu par le responsable de la protection des renseignements. 10. MESURES DE SÉCURITÉ Nous avons mis en place et continuons à élaborer des mesures de sécurité rigoureuses afin que vos renseignements personnels demeurent strictement confidentiels et soient protégés contre la perte ou le vol et contre tout accès, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée. Ces mesures de sécurité comprennent des mesures organisationnelles telles que la restriction des accès à ce qui est nécessaire; la sauvegarde et l’archivage des données au moyen d’un système externe, etc.); et mesures technologiques comme l’utilisation de mots de passe et de chiffrement (par exemple, le changement fréquent de mots de passe et l’utilisation de pare-feu). 11. TRANSPARENCE, PRÉOCCUPATIONS ET PLAINTES Nos employés peuvent répondre à vos questions et préoccupations en ce qui concerne la protection de vos renseignements personnels. Pour consulter votre dossier, pour formuler une plainte quant au non-respect des procédures de traitement des renseignements personnels ou pour obtenir davantage d'informations au sujet de la Politique de protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées susmentionnées. La présente politique est rendue accessible à toute personne intéressée, sur demande.