Le respect de votre vie privée est de la plus haute importance pour le Centre Dentaire Verchères. La présente « politique de confidentialité » a pour but de vous exposer : 1. But de la « politique de confidentialité » ; 2. La manière dont sont collectés et traités vos renseignements personnels ; 3. Quels sont vos droits concernant ces renseignements ; 4. Qui est responsable du traitement des renseignements personnels collectés et traités ; 5. Les conditions de modifications de la « politique de confidentialité » ; 6. La législation ; 7. Limitation de la collecte, de l’utilisation et de la communication ; 8. La conservation ; 9. Exactitude et responsabilité ; 10. Mesures de sécurité ; 11. Transparence, préoccupations et plaintes 1. BUT DE LA POLITIQUE Notre « politique de protection des renseignements personnels » décrit les normes de collecte, d'utilisation, de divulgation et de conservation de vos renseignements personnels. Elle explique également les façons dont nous protégeons vos renseignements personnels et votre droit d’accès à ceux-ci. En s’inspirant des meilleures pratiques de l’industrie, le Centre Dentaire Verchères affirme son engagement à se conformer aux lois et règlements qui encadrent la protection de la vie privée et à protéger l’ensemble des renseignements confidentiels qu'elle détient. Une contravention à la présente politique peut entraîner des mesures disciplinaires importantes selon le caractère négligent ou intentionnel de la faute. 2. COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Doivent être considérés comme renseignements personnels tous les renseignements susceptibles de vous identifier. Il s'agit notamment de votre prénom et nom, de votre âge, de votre adresse postale, de votre adresse courriel, de vos renseignements médicaux (questionnaire médical), votre dossier dentaire, vos radiographies et vos empreintes et modèles, s’il y a lieu. Nous collectons les renseignements personnels par les moyens suivants : · Aucune information personnelle n’est recueillie par le site. · Vos renseignements personnels au sein de la clinique sont recueillis de vive voix, par téléphone ou encore lors du remplissage du questionnaire médical. Ces données sont conservées dans un logiciel dentaire. Les sessions sont protégées par mot de passe, ainsi que les ordinateurs. · Les dossiers physiques et modèles/empreintes sont conservés dans un local barré, non accessible au public. 3. DROITS CONCERNANT LES RENSEIGNEMENTS Le consentement peut être recueilli par écrit, verbalement, par voie électronique ou par l’entremise d’un représentant autorisé. Nous demandons une signature afin d’éviter tout litige à cet effet. Le client pourra retirer son consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles. Vous pouvez aussi demander la rectification et l’accès à vos documents en communiquant avec le responsable des renseignements personnels. Toute demande en ce sens doit être fait par écrit aux coordonnées mentionnées ci-dessus. Vous avez le droit de savoir si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et de consulter ces renseignements personnels. Vous avez également le droit de poser des questions sur la manière dont ces renseignements ont été recueillis et utilisés et à qui ils ont été divulgués. Nous vous transmettrons de telles informations dans un délai raisonnable, à compter de la date de réception de la demande écrite. Des frais raisonnables pourraient également être exigés pour traiter votre demande. Dans certaines circonstances particulières, nous pouvons refuser de vous fournir les renseignements demandés. Les exceptions à votre droit d’accès se traduisent notamment par le fait que les renseignements demandés concernent d’autres individus, que l’information qui ne peut être divulguée pour des raisons légales, de sécurité ou de droits d’auteur, que l’information a été obtenue dans le cadre d'une enquête sur une fraude, que l’information ne peut être obtenue qu’à des coûts prohibitifs ou encore que l’information fait l'objet d'un litige ou est privilégiée. Vous pouvez vérifier l’exactitude et de l’exhaustivité de vos renseignements personnels et, le cas échéant, en demander la modification. Toute demande de modification sera traitée dans un délai raisonnable. Toute demande d’accès à des renseignements personnels ou de modification des renseignements personnels peut être envoyée à l'adresse mentionnée ci-dessus. Si vous refusez de nous donner certains renseignements nécessaires ou retirez votre consentement, nous cesserons la collecte des données et des renseignements personnels, mais il est possible que nous ne soyons malheureusement plus en mesure de vous offrir nos services. 4. RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS a) Responsable du traitement des renseignements personnels : Dre. Jaëlle Filion (voir coordonées ci-dessus) Le responsable est chargé de déterminer les finalités et les moyens mis au service du traitement des renseignements personnels. b) Obligations du responsable du traitement des renseignements personnels Le responsable s'engage à protéger les renseignements personnels collectés, à ne pas les transmettre à des tiers sans que vous n'en ayez été informé(e) et à respecter les finalités pour lesquelles ces renseignements ont été collectés. De plus, le responsable s'engage à vous aviser en cas de rectification ou de suppression des renseignements personnels, à moins que cela n'entraîne pour lui des formalités, coûts ou démarches disproportionnés. Dans le cas où l'intégrité, la confidentialité ou la sécurité de vos renseignements personnels est compromise, le responsable s'engage à vous en informer par tout moyen à sa disposition. 5. CONDITIONS DE MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ La présente politique de confidentialité peut être consultée à tout moment à l'adresse ci-après indiquée : www.centredentairevercheres.com Nous nous réservons le droit de la modifier afin de garantir sa conformité avec le droit en vigueur. Par conséquent, vous êtes invité(e) à venir consulter régulièrement cette politique de confidentialité afin de vous tenir informé(e) des derniers changements qui lui seront apportés. 6. LÉGISLATION Nous nous engageons à respecter les dispositions législatives énoncées dans : Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1 ; et/ou Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, LC 2000, c 5. En lien avec les renseignements personnels, nous engageons à respecter les dispositions législatives énoncées dans le : Code de déontologie des dentistes (chapitre D-3, r. 4), la Loi sur les dentistes (chapitre D-3, a. 3) et le Code des professions (chapitre C-26, a. 87). Voici quelques extraits de la loi : Section 3, le secret professionnel « 3.06.01. Le dentiste doit respecter le secret de tout renseignement de nature confidentielle qui vient à sa connaissance dans l’exercice de sa profession. » (R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 4, a. 3.06.01; D. 580-2005, a. 1.) « 3.06.02. Le dentiste ne peut être relevé du secret professionnel qu’avec l’autorisation de son patient ou lorsque la loi l’ordonne. » (R.R.Q., 1981, c. D-3, r. 4, a. 3.06.02; D. 580-2005, a. 1.) « 18. Le dentiste peut en tout temps, avec l’autorisation du patient ou de son représentant, transférer à un autre dentiste l’original ou une copie de son dossier ou une partie de celui-ci. Le dentiste doit dresser et conserver une liste des pièces et documents contenus dans le dossier ou la partie de celui-ci qu’il a transféré. Une copie de cette liste doit être acheminée à l’autre dentiste avec ces pièces et documents. » (Décision 2004-11-24, a. 18.) « 19. Lorsqu’une pièce ou document contenu au dossier est remis au patient, le dentiste doit déposer dans le dossier une note signée par ce patient ou par son représentant indiquant la nature de la pièce ou du document et la date de la remise. » (Décision 2004-11-24, a. 19.) « 20. Le dentiste doit prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer le transfert ou la remise de toute information contenue dans le dossier de façon confidentielle. » (Décision 2004-11-24, a. 20.) « 21. Le dentiste doit conserver ses dossiers ou s’assurer qu’ils soient conservés dans un local ou un meuble auquel le public n’a pas accès, ou pouvant être fermé à clé ou autrement afin d’en assurer la confidentialité. » (Décision 2004-11-24, a. 21.) 7. LIMITATION DE LA COLLECTE, DE L’UTILISATION ET DE LA COMMUNICATION Les fins pour lesquelles des renseignements sont recueillis sont généralement pour : · Confirmer l’identité d’une personne ; · Avoir les moyens de communiquer avec cette dite personne ; · Fournir des services à nos patients ; · Créer un dossier médical et dentaire complet ; · Administrer le dossier patient ; · Référer cette dite personne à un autre professionnel de la santé au besoin ; · Communiquer des renseignements à un autre professionnel de la santé au besoin (ex concrets reliés au domaine dentaire : faxer une prescription au pharmacien traitant, recevoir une liste de médicaments de la pharmacie, recevoir un rapport de consultation d’un spécialiste lors des références à l’externe, etc) ; · Répondre aux demandes et questions ; · Se conformer aux exigences légales de la Loi 25, du Code de déontologie des dentistes, de la Loi sur les dentistes et du Code des professions Nous limitons la collecte, l'utilisation et la divulgation de des renseignements personnels uniquement aux fins que nous avons indiquées. Les renseignements personnels ne peuvent être consultés que par certaines personnes autorisées, et ce, uniquement dans le cadre des tâches qui leur ont été attribuées. Nous suivons les standards de sécurité dans notre secteur d’activités pour protéger les renseignements que nous recueillons. Nous avons en place des mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre un incident de confidentialité. Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous. 8. CONSERVATION Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous pouvons détruire, effacer ou rendre anonymes ces renseignements conformément à la Loi 1. Lorsque nous détruisons vos enseignements personnels, nous prenons les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce qu’aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction. « Le dentiste doit conserver ses dossiers pendant les 5 années suivant la date de la dernière inscription, quelle qu’elle soit, ou insertion à ce dossier. À l’expiration de ce délai de 5 ans, le dentiste peut procéder à la destruction d’un dossier en s’assurant de protéger la confidentialité des renseignements qu’il contient. » (chapitre D-3, r. 16; Règlement sur la tenue des cabinets et des dossiers et la cessation d’exercice des membres de l’Ordre des dentistes du Québec 9. EXACTITUDE ET RESPONSABILITÉ Nous mettons tout en œuvre pour nous assurer que les renseignements personnels sont aussi exacts et complets que l’exigent les fins auxquelles ils sont recueillis, utilisés ou communiqués. Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous avons en notre possession ou qui sont sous notre garde, y compris les renseignements que nous confions à des tiers aux fins de traitement. Nous exigeons de ces tiers qu’ils conservent ces renseignements selon des normes strictes de confidentialité et de sécurité. Nous donnons accès aux renseignements personnels uniquement aux personnes ayant la qualité pour recevoir cet accès au sein de l’entreprise, lorsque ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. 10. MESURES DE SÉCURITÉ Nous avons mis en place et continuons à élaborer des mesures de sécurité rigoureuses afin que vos renseignements personnels demeurent strictement confidentiels et soient protégés contre la perte ou le vol et contre tout accès, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée. Ces mesures de sécurité comprennent des mesures organisationnelles telles que la restriction des accès à ce qui est nécessaire; la sauvegarde et l’archivage des données au moyen d’un système externe, etc.); et mesures technologiques comme l’utilisation de mots de passe et de chiffrement (par exemple, le changement fréquent de mots de passe et l’utilisation de pare-feu). 11. TRANSPARENCE, PRÉOCCUPATIONS ET PLAINTES Nos employés peuvent répondre à vos questions et préoccupations en ce qui concerne la protection de vos renseignements personnels. Pour consulter votre dossier, pour formuler une plainte quant au non-respect des procédures de traitement des renseignements personnels ou pour obtenir davantage d'information au sujet de la Politique de protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées susmentionnées.